Laatst bijgewerkt op 22 augustus 2026.

Wie zijn wij

Deze website is van Politie Schutters Kring Mechelen vzw (PSKM), met zetel te Dreefvelden 1-3, 2860 Sint-Katelijne-Waver, ondernemingsnummer 0414.737.158. Wij bepalen welke gegevens deze site verwerkt en waarom — in de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke.

Heb je een vraag over je gegevens, of wil je iets laten aanpassen of verwijderen? Mail naar secretaris@pskm.be. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Het korte antwoord

Deze site vraagt weinig van je. Je hoeft geen account te maken, er wordt geen profiel van je opgebouwd, er staan geen advertenties op, en wij gebruiken zelf geen software die je surfgedrag volgt over andere websites heen.

Terwijl je op deze site surft, legt je browser met niemand anders contact dan met onze eigen site. Er staat geen venster van een andere partij in onze pagina’s.

De clubkalender

De kalender op de startpagina en op de agendapagina wordt door onze eigen server samengesteld. Het bestuur houdt de agenda bij in Outlook, en die staat via Google Agenda openbaar; onze server haalt daar enkele keren per dag de afspraken op en toont jou het resultaat als gewone tekst. Jouw browser legt daarbij zelf geen contact met Outlook of Google — die zien je IP-adres dus niet en kunnen bij jou geen cookie plaatsen. Tot augustus 2026 stond de kalender hier wél als venster van Google; dat is bewust vervangen.

Wat er gebeurt als je de site bezoekt

Onze website draait bij Vercel. Zoals elke webserver houdt die tijdelijk technische gegevens bij van elk bezoek — onder meer je IP-adres, welke pagina je opvraagt, en met welke browser. Dat is nodig om de site te kunnen tonen en om storingen of misbruik te kunnen onderzoeken. Wij gebruiken die gegevens niet om bezoekers te identificeren en koppelen ze aan niets anders.

Daarnaast tellen we hoeveel mensen de site bezoeken, met Vercel Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder je te volgen over andere websites heen: er wordt geen herkenningsteken op je toestel geplaatst en er wordt geen profiel van je opgebouwd. Wij zien enkel getallen — hoeveel keer een pagina bekeken werd, uit welk land ongeveer, en op welk soort toestel. Nooit wie je bent. Deze telling geldt alleen voor de publieke website, niet voor het afgeschermde beheergedeelte.

De wedstrijdresultaten

De pagina met wedstrijdresultaten bevat namen en scores van leden. Daarom staat ze achter een wachtwoord. Zonder dat wachtwoord wordt de inhoud niet opgehaald en niet getoond, ook niet aan zoekmachines — het adres van de pagina zelf is wel gewoon bekend.

Om te onthouden dat je het wachtwoord correct hebt ingevuld, plaatsen we een cookie (pskm_resultaten, 90 dagen geldig). Dat cookie bevat geen persoonsgegevens en ook niet het wachtwoord zelf — enkel een onleesbare controlewaarde waarmee onze server ziet dat je eerder al binnen mocht.

Sta je zelf in die resultaten en wil je dat liever niet? Laat het weten via secretaris@pskm.be.

De webshop

Wanneer je in de webshop op reserveren klikt, opent je eigen e-mailprogramma met een voorgeschreven bericht naar verkoop@pskm.be. Jij verstuurt die mail zelf.

Dat betekent: de website bewaart niets over je bestelling. Er is geen bestellingenlijst, geen klantendatabank, en er wordt niets automatisch verzonden of betaald. Je gegevens staan enkel in de mail die jij verstuurde, en die belandt in de mailbox van de club.

Wel houden we een anonieme teller bij van hoeveel keer een artikel in een bepaalde maat en afwerking gereserveerd werd, zodat het bestuur weet wat het moet inkopen. Daar staat geen naam, geen e-mailadres en geen adres bij — enkel een getal per artikel.

Het bestuur

Op de bestuurspagina staan naam, functie, een korte omschrijving en soms een foto van de bestuursleden. Er verschijnt daar geen enkel persoonlijk e-mailadres; wie contact zoekt, gebruikt de functiepostbussen van de club.

In het afgeschermde beheergedeelte bewaren we van sommige bestuursleden wél een persoonlijk e-mailadres, voor intern gebruik. Dat is enkel zichtbaar voor wie toegang heeft tot dat gedeelte, en komt nooit op de website terecht.

Nieuwsberichten en foto’s

In nieuwsberichten kunnen foto’s en namen voorkomen, bijvoorbeeld bij een wedstrijdverslag. Bij elk bericht bewaren we ook welk bestuurslid het geschreven heeft; die naam verschijnt niet op de website.

Twee dingen over foto’s die je hoort te weten:

• Verborgen gegevens worden verwijderd. Een foto uit een smartphone draagt vaak onzichtbare informatie mee: waar en wanneer ze genomen is, en met welk toestel. Bij het uploaden wordt elke afbeelding opnieuw gecodeerd zodat enkel het beeld overblijft, en onze server weigert een bestand waar tóch nog zulke gegevens in zitten.
• Foto’s en documenten zijn ook rechtstreeks via hun eigen webadres op te vragen. Dat is nodig om ze te kunnen tonen en downloaden, maar het betekent dat wie de link kent het bestand kan openen, ook zonder de pagina te bezoeken.

Je toestemming voor foto’s. Bij je inschrijving vragen we apart of de club foto’s waarop je te zien bent mag gebruiken op de website en op sociale media. Dat is een vrijwillig vinkje, los van het akkoord met dit privacybeleid: weigeren verandert niets aan je lidmaatschap. We noteren of je die toestemming gaf en wanneer, en je kan ze op elk moment intrekken of alsnog geven.

Wat wij hoe dan ook niet doen, ook niet met jouw toestemming: beeld plaatsen waarmee iemand schade kan ondervinden.

Sta je op een foto en wil je die weg? Eén mailtje volstaat, we halen ze weg zonder dat je moet uitleggen waarom. We bevestigen je pas dat de foto weg is nadat we gecontroleerd hebben dat ook het bestand zelf van de server verdwenen is.

De beheerzone voor het bestuur

Bestuursleden kunnen inloggen op een afgeschermd gedeelte om de site te beheren. Daarvoor bewaren we van hen: naam, e-mailadres en rol (beheerder of moderator). Inloggen gebeurt met een tijdelijke link per e-mail — er zijn dus geen wachtwoorden om te bewaren of te verliezen. Die aanmeldmails worden verstuurd door Supabase, onze databankleverancier, die daarvan ook een eigen aanmeldlogboek bijhoudt.

Het inlogscherm is via de voettekst voor iedereen bereikbaar. Vul je daar een e-mailadres in dat geen toegang heeft, dan krijg je geen mail — het adres passeert wel bij die aanmelddienst.

Het logboek. Van wat er in de beheerzone gebeurt, houden we een logboek bij: de naam van het bestuurslid dat de handeling deed, het tijdstip, wat er gebeurde, en ter herkenning de titel of de naam waarover het ging — bijvoorbeeld de naam van een bestuurslid dat toegevoegd werd. Ook elke geslaagde aanmelding wordt genoteerd. Er staan geen e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen in.

Dat logboek is een veiligheidsmaatregel: het maakt achteraf zichtbaar wie iets aanpaste. Om die reden kunnen individuele regels niet gewist of gecorrigeerd worden via de website, ook niet door de webmaster. Ze verdwijnen enkel wanneer hun bewaartermijn verstreken is.

Het ledenbestand

Sinds augustus 2026 houdt de club haar ledenadministratie bij op deze website, in het afgeschermde gedeelte. Bezoekers zien daar niets van: het ledenbestand is enkel bereikbaar voor bestuursleden die aangemeld zijn.

Wat we van een lid bijhouden. Naam en voornaam, adres, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, beroep, e-mailadres, telefoonnummer, rijksregisternummer, de lidmaatschapscategorie, de betaalstatus per jaar en de nummers bij de schietsportfederaties. Ook of je uitgenodigd wordt voor de Algemene Vergadering, en of je met een familielid samen lid bent — dat laatste bepaalt mee het lidgeld.

Waarvoor. Om de ledenadministratie te voeren, om je aansluiting bij de federaties in orde te brengen, en om het lidgeld te berekenen en op te volgen.

Het rijksregisternummer verdient een aparte uitleg, want het is een gevoelig gegeven. We vragen het omdat de aansluiting bij de schietsportfederaties en de verplichtingen van een erkende schietclub het vereisen. In de beheerzone staat het overal gemaskeerd: een bestuurslid dat het echt nodig heeft, moet per keer op “toon” klikken, en elke opvraging wordt in het logboek genoteerd. In een export staat het er standaard niet in; wie het toch meeneemt, doet dat met een aparte keuze die apart genoteerd wordt.

Wie wat ziet. Een Administrator ziet het volledige bestand. Een Moderator ziet géén ledengegevens: hij beschikt enkel over een smal opzoekscherm waar hij gericht op een naam moet zoeken en enkel het federatienummer terugkrijgt, met hoogstens tien resultaten tegelijk.

Je eigen gegevens aanpassen. Merkt het bestuur dat je gegevens verouderd zijn, dan krijg je een beveiligde link om ze zelf door te geven. Een Administrator keurt de wijziging daarna goed. Een lid schrijft dus nooit rechtstreeks in de ledenlijst, en wie je die link bezorgt, ziet zelf niet wat je invult.

Als je je aanmeldt via de website. Het aanmeldformulier op deze site stuurt je gegevens rechtstreeks naar dezelfde afgeschermde beheerzone. Dat is dezelfde lijst gegevens als hierboven, inclusief je rijksregisternummer — we vragen het al bij de aanvraag omdat het op het officiële inschrijvingsformulier van de club staat. Daarbovenop stelt dat formulier drie vragen die enkel bij een aanvraag horen: of je al lid bent van een andere schuttersvereniging, of je ervaring hebt met wapens, en of je een wapenvergunning bezit. Die drie antwoorden blijven in je aanvraagdossier en komen niet op je ledenfiche terecht. Enkel een Administrator kan je aanvraag zien; een Moderator niet. De melding die het bestuur per e-mail krijgt, bevat bewust zo min mogelijk: enkel je voornaam en de eerste letter van je achternaam, plus een verwijzing naar de beheerzone. Je adres, je geboortedatum en je rijksregisternummer staan er niet in.

Een aanvraag is nog geen lidmaatschap. Er volgt altijd eerst een intakegesprek. Wordt je aanvraag afgewezen, dan verdwijnt ze na zes maanden automatisch uit de website. Blijft ze onbehandeld, dan na twaalf maanden. Word je lid, dan blijft je aanvraag bewaard als het dossier van je aansluiting, en verhuizen je toestemmingen mee naar je ledenfiche — met de datum en de versie van de tekst waarmee je akkoord ging. Wil je je aanvraag eerder laten verwijderen, mail dan naar secretaris@pskm.be.

De vier vinkjes onderaan het formulier. Twee zijn verplicht: akkoord met dit privacybeleid, en akkoord met de statuten en het clubreglement. Twee zijn vrijwillig: of de club foto’s waarop je te zien bent mag gebruiken, en of je de nieuwsbrief wil ontvangen. Die twee weigeren verandert niets aan je aanvraag of je lidmaatschap. Van elk vinkje bewaren we of je het aankruiste en wanneer; bij de twee verplichte ook met welke versie van deze tekst je akkoord ging, zodat later na te gaan valt waarmee je precies instemde. De twee vrijwillige kan je op elk moment intrekken of alsnog geven, met één mail naar secretaris@pskm.be. De nieuwsbrief zelf wordt niet vanaf deze website verstuurd; onderaan elke nieuwsbrief staat een afmeldknop.

De documenten blijven op papier. Je pasfoto, medisch attest, kopie identiteitskaart en uittreksel uit het strafregister worden niet online opgeladen of bewaard. Je brengt ze mee naar het intakegesprek. In de beheerzone staat enkel een vinkje dat aangeeft welk papier binnengebracht is.

Uitgeschreven leden komen in een apart archief. Daarin staan je naam, adres, geboortedatum en rijksregisternummer, je e-mailadres en telefoonnummer, je lidnummer, je lidmaatschapscategorie en de club waar je vandaan kwam, de periode van je lidmaatschap met de reden van uitschrijving, en per jaar of je lidgeld betaald was — met de notitie die een bestuurslid daar eventueel bij maakte. Je federatienummers en je documenten gaan niet mee. Dat blijft twintig jaar bewaard.

Een export. Een Administrator kan het ledenbestand als bestand downloaden, bijvoorbeeld voor een aangifte bij de federatie. Elke export wordt genoteerd in het logboek. Zodra zo’n bestand op iemands computer staat, valt het buiten wat wij nog kunnen bewaken — daar waarschuwt het scherm ook uitdrukkelijk voor.

Een veiligheidskopie bij het opnieuw inlezen. Loopt het inlezen van het ledenbestand mis, dan kan het bestuur het in één keer leegmaken om proper opnieuw te beginnen. Vóór er iets verdwijnt, schrijft het systeem een volledige kopie weg — inclusief rijksregisternummers — die negentig dagen bewaard blijft en daarna automatisch verdwijnt. Zo’n handeling vereist de goedkeuring van twee verschillende bestuursleden.

Wat het logboek over leden bijhoudt: dát er een rijksregisternummer opgevraagd is, dát er op een lid gezocht is, en welke wijzigingen goedgekeurd werden — niet wat er precies opgevraagd of gewijzigd is. Die regels blijven vierentwintig maanden staan en kunnen niet aangepast worden, ook niet door de webmaster.

Buiten deze website

Niet alles van de clubwerking loopt via deze site, en deze pagina beschrijft alleen wat de site doet. Drie dingen die er bewust naast staan:

• Je papieren dossier. Het ondertekende inschrijvingsformulier en de vier bijlagen die je meebrengt naar het intakegesprek blijven op papier bij het bestuur. Ze worden niet ingescand en niet opgeladen.
• De betaling van je lidgeld. Die loopt via de bankrekening van de club, niet via deze website. Er staat op deze site geen betaalmodule en geen rekeningnummer van een lid.
• Je aansluiting bij de federatie. Zie het hoofdstuk hierboven.

Ook voor die drie gelden je rechten onverkort: je mag altijd vragen welke gegevens de club van je heeft, waar ze liggen en hoe lang ze blijven. Eén mail naar secretaris@pskm.be volstaat.

Wat wij niet doen

• Wij verkopen of verhuren je gegevens niet, aan niemand.
• Wij plaatsen zelf geen advertentie- of volgcookies. De bezoekerstelling hierboven werkt zonder cookies.
• Er staan geen “like”-knoppen of ingebedde tijdlijnen van Facebook of Instagram op deze site.

Cookies

Deze site plaatst drie cookies:

• pskm_resultaten — onthoudt dat je het wachtwoord van de resultatenpagina correct invulde. Blijft 90 dagen staan.
• Aanmeldcookies — houden de aanmelding van een bestuurslid in de beheerzone actief. Tot 400 dagen, of tot het afmelden.
• pskm_log_zoek — onthoudt de zoekterm in het logboek van de beheerzone. Verdwijnt wanneer je de browser sluit.

De laatste twee bestaan enkel voor aangemelde bestuursleden. Alle drie zijn ze nodig om iets te laten werken; geen van drie dient voor reclame of statistieken.

Er zijn geen cookies van derden: geen enkele andere partij plaatst iets op onze pagina’s.

Wie je gegevens nog onder ogen kan krijgen

Om de site te laten werken doen we een beroep op enkele leveranciers. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken om hun dienst aan ons te leveren, niet voor eigen doeleinden.

• Vercel — draait de website en telt de bezoekers. Frankfurt, Duitsland.
• Supabase — de databank, de opgeslagen bestanden, en het versturen van de aanmeldmails. Frankfurt, Duitsland.
• Antagonist — de domeinnaam en de mailboxen van de club. Nederland.
• Resend — het versturen van bevestigingsmails bij een inschrijving op een evenement. Ierland.
• Zoho Campaigns — het versturen van de nieuwsbrief, aan wie zich daar zelf voor inschreef. Nederland en Ierland.

Je gegevens blijven dus binnen de Europese Unie.

Daarnaast is er één ontvanger die geen IT-leverancier is: de schietsportfederatie. Om je aansluiting en je sportschutterslicentie in orde te brengen bezorgt de club je aansluitingsgegevens aan de Vlaamse Schietsportkoepel (VSK) en aan FROS. Wat zij daarna met die gegevens doen, valt onder hun eigen privacyverklaring, niet onder deze.

Hoe lang we iets bijhouden

• Technische bezoekgegevens bij de hostingpartij: volgens de voorwaarden van die leverancier; wij houden zelf geen bezoeklogboek bij.
• Gegevens van bestuursleden in de beheerzone: zolang die persoon een functie of taak heeft. Trekken we de toegang in, dan verdwijnt ook het aanmeldaccount.
• Het logboek van de beheerzone: 24 maanden voor gewone handelingen, 12 maanden voor aanmeldingen.
• Ledengegevens: zolang je lid bent van de club.
• Een afgewezen inschrijvingsaanvraag: zes maanden.
• Een onbehandelde inschrijvingsaanvraag: twaalf maanden.
• Uitgeschreven leden: twintig jaar, in een apart archief met je naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, contactgegevens, lidmaatschapsgegevens en je lidgeldgeschiedenis — niet je federatienummers en niet je documenten.
• De veiligheidskopie die gemaakt wordt vóór het ledenbestand opnieuw ingelezen wordt: negentig dagen, en dan automatisch.
• Foto’s en nieuwsberichten: die blijven staan als archief van de clubwerking, tenzij iemand vraagt om zijn foto weg te halen.
• Inschrijvingen op een evenement: drie maanden na het evenement, en dan automatisch. Die termijn staat niet in een afspraak maar in de databank zelf, en wordt elke nacht uitgevoerd — er is geen scherm dat iemand moet openen om ze te laten gelden. De melding die het bestuur per mail ontving, valt buiten die automatische opkuis en blijft in de clubmailbox staan.

Als je je inschrijft voor een evenement

Bij sommige evenementen kan je je via de website inschrijven. We vragen dan enkel je naam, je e-mailadres, met hoeveel personen je komt, en een vrij opmerkingsveld. Meer niet: geen adres, geen geboortedatum, geen lidnummer.

Wat er met die gegevens gebeurt:

• ze komen in onze eigen databank, afgeschermd zodat enkel het bestuur ze kan bekijken;
• er vertrekt een melding naar het clubadres, zodat het bestuur weet dat je komt;
• jij krijgt een bevestigingsmail;
• drie maanden na het evenement worden ze automatisch uit de website gewist. De melding die het bestuur per mail ontving, blijft wel in de clubmailbox staan; vraag je ons die te verwijderen, dan doen we dat.

We gebruiken je adres enkel voor dit ene evenement. Je krijgt er geen nieuwsbrief door en je gegevens gaan niet naar iemand anders. Wil je je inschrijving intrekken of je gegevens vroeger laten wissen, antwoord dan op de bevestigingsmail of mail naar secretaris@pskm.be.

Facebook en Instagram

De club heeft een Facebook-pagina. Wanneer wij daar iets plaatsen, gelden voor die pagina de regels van Meta, niet die van ons — wij hebben geen zeggenschap over wat Meta doet met gegevens van mensen die de pagina bezoeken of erop reageren.

Op onze eigen website staat geen enkel element van Facebook of Instagram dat je zou volgen: enkel gewone links naar onze pagina.

Je gegevens laten verwijderen

Wil je dat wij gegevens over jou verwijderen, stuur dan een mail naar secretaris@pskm.be met je naam en wat je precies weg wil. Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• een foto waarop je staat, in een nieuwsbericht of op de bestuurspagina;
• je naam bij de wedstrijdresultaten;
• je gegevens als bestuurslid, wanneer je die functie niet meer opneemt.

Wij bevestigen je vraag en handelen ze binnen een maand af. Je hoeft geen reden op te geven.

Eén uitzondering die we liever vooraf zeggen dan achteraf: het logboek van de beheerzone kunnen we niet aanpassen. Een logboek dat gewijzigd kan worden, is geen logboek meer. Staat je naam daarin als bestuurslid, dan verdwijnt die wanneer de bewaartermijn hierboven verstreken is.

Een tweede uitzondering, om dezelfde reden liever vooraf gezegd: is er in de negentig dagen vóór je vraag een veiligheidskopie van het ledenbestand gemaakt, dan kan je daarin nog voorkomen. Die kopie verdwijnt vanzelf zodra die termijn verstreken is; ze wordt niet gebruikt om iets terug te zetten dat je liet verwijderen.

Heb je ooit ingelogd op onze site via Facebook? Dat kan niet — die mogelijkheid bestaat hier niet, dus er zijn ook geen via Facebook verkregen gegevens om te wissen.

Je rechten

Je mag ons altijd vragen:

• welke gegevens we van je hebben, en er een kopie van krijgen;
• een fout te verbeteren;
• gegevens te verwijderen (zie hierboven);
• te stoppen met een bepaald gebruik van je gegevens.

Stuur je vraag naar secretaris@pskm.be.

Vind je dat wij je vraag slecht behandeld hebben, dan mag je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

Verandert er iets aan de site waardoor dit beleid niet meer klopt, dan passen we deze pagina aan en veranderen we de datum bovenaan.

De fotogalerij

De fotoalbums op deze website staan achter een gedeeld wachtwoord. Op die foto’s staan clubleden herkenbaar in beeld, en ze horen daarom niet vindbaar te zijn via een zoekmachine of doorstuurbaar aan wie de club niet kent.

Het wachtwoord aanvragen. Je laat daarvoor je e-mailadres achter in een klein formulier. Hoort dat adres bij een lid of een bestuurslid, dan krijg je het wachtwoord meteen toegestuurd. Is het adres bij ons niet bekend, dan gebeurt er eerst niets: iemand van het bestuur kijkt ernaar en beslist. Pas daarna vertrekt het wachtwoord, of niet. Op het scherm zie je in beide gevallen dezelfde bevestiging — zo kan niemand dit formulier gebruiken om na te gaan of een bepaald adres bij de club hoort.

Wat we daarvan bewaren. Je e-mailadres, of het bij ons bekend was, wanneer je het vroeg, en wat er beslist werd. Meer niet. We gebruiken dat adres uitsluitend om je dit wachtwoord te bezorgen: je komt er niet mee op een nieuwsbrieflijst en het wordt niet aan iemand anders doorgegeven.

Hoe lang. Een afgehandelde aanvraag verdwijnt na drie maanden, een aanvraag waar niemand naar gekeken heeft na één maand. Dat gebeurt automatisch.

Wat dit wachtwoord wel en niet doet. Het is voor alle leden hetzelfde en het wordt op aanvraag gemaild. Het houdt zoekmachines buiten en maakt terloops rondkijken lastig, maar het is geen slot dat per persoon bepaalt wie de foto’s ziet: wie het woord doorverteld krijgt, kan binnen. Daarom blijft ook hier gelden dat je met één mail naar secretaris@pskm.be een foto kan laten weghalen, zonder uit te leggen waarom.

Het contactformulier

Op de pagina Contact staat een formulier waarmee je ons een vraag of een opmerking kan sturen. Je kiest een reden, vult je naam, je e-mailadres en je bericht in, en dat vertrekt als e-mail naar de mailbox van de club die bij die reden hoort.

Wat we daarvan bewaren. Naast die e-mail bewaart de website zelf ook een kopie: je naam, je e-mailadres, de reden die je koos en de tekst die je typte. Dat is een veiligheidsnet — gaat een e-mail onderweg verloren, dan is je vraag zonder die kopie spoorloos. Alleen de beheerders van de website kunnen ze inkijken.

Hoe lang. Drie maanden na ontvangst, en dan verdwijnt de kopie automatisch. De e-mail zelf blijft in de mailbox van de club staan, net als elk ander bericht dat je ons stuurt.

Wat we er niet mee doen. Je komt met dit formulier niet op een nieuwsbrieflijst terecht, en je adres wordt niet aan iemand anders doorgegeven. Wil je je bericht vroeger laten wissen, dan volstaat één e-mail naar secretaris@pskm.be.